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如何摆脱手头繁杂低效的工作?

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门徒圆桌
丹牛
来自 「门徒圆桌」

繁杂低效的工作往往是因为,工作中没有一条可以遵循的标准,于是就在各种各样的沟通障碍中,使我们浪费大量的人力与时间。工作标准及流程为什么那么重要?

简单一句话:没有流程,你永远无法摆脱现在的工作。

以我自己作为例子吧。我是一个很聪明的人,许多的工作在我的手上,当别人拼了命都只能够做到 90 分的时候,我依靠天赋,凭借才华轻轻松松就可以做到 100 分。

但是这并不值得夸耀,因为我始终需要去接受更大的挑战和更艰巨的任务,手头上的工作始终要交给别人去做的,但这个时候问题来了。

如同我在文章《创业前五年,一定会遭遇这个痛》说过,我一个人的工作,要三个人才能接下来,为什么呢?

因为这三个人的认知层次、能力大小、工作态度完全不一样,相互之间又没有一条可以遵循的工作标准,于是就在各种各样的沟通障碍和协同磨合当中,实现了 1+1+1<3 的结局。

甚至我还得时不时回头去监督乃至救活他们的工作,烦不胜烦。

有许多人会将这种结果归为「这一届员工实在是太差了」,尔后不遗余力地淘汰「不合格员工」,并且寻找所谓优秀的员工。

在企业的初创阶段,这种做法无可厚非。可是在企业的规模进一步扩大之后,其实我们很难保证每一个进公司的都是非常优秀的人,尤其是公司还小时,老板可以用心地手把手教导每一个员工,去加速他们的成长,但公司一点点长大了之后,还怎么可能?

所以对于迈过了初创期的企业来说,我认为在管理上最需要做的,就是逐步建立并一点点完善公司的流程,目的是只要你遵循着流程走,就算是普通人也好,就算你没有主观能动性也罢,都能够轻轻松松地都做到 90 分。

那么,到底什么是流程呢?

有许多人会将流程理解为工作的顺序,这其实仅仅只是流程的表象(又或者说载体),我将其称之为程序。

举个简单的例子,就好像在生产线上组装一台空调室内机,流水线会依次经过:组装底盘--组装风扇--组装电器--组装蒸发器--组装面板--检测遥控--通电测试--产品打包。

但这个仅仅只是程序而不是流程,流程是隐含在程序下方的一整套逻辑,它思考的是:

1、这个流程的最终目的是什么?

2、这个流程能分解为多少结构?

3、这个流程需要输入多少资源?

4、每个流程关键点包含多少重要子节点?

5、每个流程关键点的负责人是谁?需要具备什么条件?

6、关键点与关键点之间,衔接的机制是什么?

7、每个关键点出现问题时,如何进行问题的诊断和解决?

从上我们可以发现,程序是看得见的,但流程是看不见的。我们能够看到一条流水线从组装底盘开始到产品打包结束,但我们看不到开工之前就把原材料堆放在线头的人,也看不到在生产过程当中源源不断从零配件车间运往组装车间运的其余原材料,为什么总是能够掐点掐得那么好,一送来就上线。

就如同采购程序和采购流程的区别一样。

那么,我们到底应该如何设计流程呢?尤其是绝大多数流程设计者(已经)不是一线工作人员的情况下,到底要如何设计一套适合一线工作人员的流程呢?

《 SPIN -销售巨人》这本书其实已经从侧面告诉了我们答案,那就是:观察、拆解、模仿。

如同之前所说,SPIN 的作者尼尔雷克汉姆并不是销售员,而是一名科学家,他从来没有做过销售,能够写出这本书,靠的就是他对 35000 个销售案例的深入观察,并提炼出个中具有可复制意义的逻辑(发现成功的真正原因),拆解成为一个个标准化的动作,然后让别人去模仿和学习这些动作,最终再将这些动作组合起来。

流程设计其实也是一样的,观察现有程序,提炼隐含逻辑,拆解关键节点,模仿优秀行为,所以一名优秀的流程设计者必定具备优秀的观察能力,总结能力,结构化思考能力。

但是,单纯只是把流程设计出来还不够,让执行的人能够认可,并真正地去执行这个流程才是后续最重要的,关于这个以后我们有机会再来做详细的阐述。

归根结底,管理就是通过别人要效率。作为提升组织效率的关键一环,是否懂得流程设计与流程管理,是中层管理者的必修课。

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封面图来自Pixabay,基于CC0协议 最后编辑于 2019-03-02

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